Reuniones en tu empresa, ¿qué debes evitar hacer?

Para muchos emprendedores las reuniones con su equipo son esenciales para asegurarse que todos estén en la misma sintonía persiguiendo un objetivo común. Sin embargo, seguramente te has percatado que para tus colaboradores esto representa una tremenda pérdida de tiempo y lo consideran como una distracción de sus actividades y productividad.

Como emprendedores, no tiene nada de malo ejercer la autocrítica, evaluemos qué estamos haciendo mal para que las reuniones de trabajo se perciban como productivas y aclaren la mente de nuestros colaboradores en lugar de crear confusión o descontento.

Incluso al inicio de empezar en Coperva®, evitaba realizar reuniones, pues para mi eso representaba igualmente un trámite burocrático, sin embargo, eventualmente aprendí que estaba equivocado, que no son las reuniones por sí mismas las que implican el verdadero conflicto, sino la capacidad de organización y administración, que al final representará crecimiento, colaboración y productividad.

Haré dos artículos al respecto, primero abordaré los no de las reuniones, es decir, qué cosas debes evitar para que una reunión no se convierta en una pesadilla:

No permitas teléfonos en sus reuniones
No les des a tus empleados una excusa para no escuchar lo que se dice en una reunión. Al comienzo de cada reunión, insiste en que los teléfonos y las computadoras se pongan a un lado o se apaguen por completo. Considera tener notas básicas o viñetas preparadas para cada reunión: si las personas quieren tomar notas en sus computadoras, diles que puedes compartirles las tuyas para después de la reunión, o bien, que escriban en una libreta. El objetivo es alejarlos de la tecnología que nos distrae con facilidad.

Las personas están demasiado distraídas con sus dispositivos en estos días, es muy complicado que alguien no quiera consultar su teléfono cada 5 minutos. Una reunión debe ser un lugar donde todos podamos apagar nuestros dispositivos y centrarnos en la conversación. Incluso cuando las personas están concentradas, una notificación de un mensaje de texto o correo electrónico puede descarrilar fácilmente su línea de pensamiento. Además, debes enseñar a tus empleados que ignorar a alguien por un teléfono o una computadora es desagradable y poco respetuoso.

En este sentido, debes ser congruente con lo que pides. Si solicitas que todos apaguen sus dispositivos, igualmente respeta el límite que has dibujado, pues es incómodo que las reglas sean diferentes porque eres quien dirige el proyecto. Recuerda que es una forma en que puedes fomentar respeto e igualdad en tu compañía.

No invites a todos a tu reunión
Una razón importante por la que las personas puedan distraerse en las reuniones es que su presencia no es necesaria. Cuando programes una reunión, no invites a personas con el único fin de incluirlas, cuando realmente no tienen un propósito real para estar allí. Si se trata de una reunión en la que se discutirá un cambio importante de la compañía, entonces invita a todos. De lo contrario, incluye solo a los empleados más necesarios.

Si estás celebrando una reunión para discutir la estrategia operativa, invita a cualquiera que pueda agregar valor a la reunión o al plan general. Un empleado que puede tener algunas ideas conceptuales geniales, pero que puede carecer de experiencia, podría aportar valor en las reuniones estratégicas generales, es decir, no es necesario que asistan a las reuniones específicas. Siempre y cuando las reuniones tengan un propósito y una estructura definidos, puedes determinar fácilmente la lista de asistentes.

MBA Alan Ramírez
CEO

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