Reuniones en tu empresa (parte 2): ¿Qué sí debes hacer?

En un artículo anterior, te compartí cuáles son los errores que debes evitar al organizar una reunión para tu empresa. Es bueno saber qué evitar, pero es igualmente productivo saber qué sí debemos hacer como emprendedores para tener reuniones efectivas.

Determina el tipo de reunión
Decide qué tipo de reunión realizarás.

• Lluvia de ideas: este es uno de los tipos de reuniones menos estructuradas. Básicamente, debes tener varias categorías o temas que deseas abordar, y luego simplemente debes permitir que las personas intercambien ideas entre sí dentro de esos parámetros. Si bien es importante no reprimir la creatividad, trata de mantener a las personas enfocadas en los principales temas de conversación, es fácil que estas sesiones se salgan de control.

• Intercambio de información: para estas reuniones, simplemente tratarás de transmitir información. Debe haber un propósito claro y dar una introducción breve. Luego, ve directo al grano y concéntrate en el mensaje que todos deben recibir y aclara sus dudas.

• Reuniones de motivación: no todas las reuniones deben estructurarse de manera rígida, éstas están destinadas a ser divertidas y relajadas, ya que les contarás a tus colaboradores sobre los logros de un individuo, un área específica o del equipo en general. Sin embargo, estas reuniones no son sólo de celebración, debes preparar viñetas que feliciten a los empleados, contar exactamente cómo logró un beneficio para la empresa y qué lecciones se pueden aprender de su caso.

• Coordinación: tienden a ser reuniones cortas que sirven como una forma de hacer que todos estén en la misma página para activar una acción o acciones específicas. Envía por correo electrónico los conceptos básicos antes de la reunión, y luego revísalos en grupo, para ver si hay alguna pregunta. El objetivo de ser más organizacional que conceptual.

• Resolución de problemas: estas reuniones se pueden realizar de manera mucho más espontánea, con mucho menos aviso. Si ve un problema o tendencia importante que debe recibir atención inmediata,  programa una reunión espontánea y luego reúne a tu equipo.

• Dirección: estos sirven como una discusión de en dónde se encuentra, aquí es donde quiero que vayamos, y así es como vamos a llegar juntos". Este tipo de reunión se planea con anticipación, dirigida por un ejecutivo, es informativa, realista y con visión motivadora.

• Integración: estas reuniones se realizarán cuando intentes integrar un nuevo programa, proceso o persona. La estructura de estos sería bastante simple, ya que se aborda cuál es el cambio, a quiénes afectará y la razón del cambio.

Crea una agenda para la reunión
Una vez que hayas elegido el tipo de reunión, establece una agenda básica con puntos que deben guiarte. A tus colaboradores les gusta pensar que quien dirige la reunión tiene un plan: nada es más incómodo de que se den cuenta que no estás preparado.

Siempre deja algo de tiempo para preguntas o inquietudes, sin importar cuánto dura tu reunión. Si se demora mucho más, sólo puedes culpar a tu falta de control y planeación.

Termina tus reuniones temprano
Cuando tenga una agenda establecida, cíñete a los puntos planeados y limita la cantidad de conversaciones que se desvían del tema. Si las personas se divierten pero arrojan buenas ideas, deja que fluya el discurso. Sin embargo, si alguien torna la reunión a un camino diferente, debes recuperar la dirección.

Si puedes concluir una reunión productiva en 20 minutos o menos, hazlo. Es mejor realizar, incluso, varias reuniones productivas una vez al día o en el transcurso de una semana que celebrar varias reuniones largas e improductivas dentro de este mismo período. Obviamente, esto depende de los horarios de tus colaboradores, pero es una buena regla general.

Anuncia tus reuniones
En la medida de las posibilidades, prepara a todos para la reunión. Al sorprender a tus colaboradores con una reunión, no sólo tienes una reunión menos colaborativa, sino que también limitas la productividad de cada miembro de tu equipo. Si tus empleados siempre están atentos a una reunión emergente, no podrán concentrarse tanto como deberían en sus tareas diarias. Elige tener un calendario que , en medida de lo posible, sea algo fijo. Esto no significa que no puedas realizar una reunión espontánea de vez en cuando, pero este tipo de interrupción debe ser lo más limitado posible.

Piensa en enviar un correo electrónico en lugar de hacer una junta
Los correos electrónicos deben usarse para transmitir información objetiva o puntos específicos basados ​​en procesos que son de naturaleza detallada y extensa. Los correos electrónicos permiten a las personas acceder a la información una y otra vez, este debería ser tu modo de correspondencia para cualquier cosa que pienses que las personas necesitarán consultar después del hecho. Nunca debes enviar por correo electrónico emociones o grandes ideas, estas deben transmitirse en persona. Evalúa, a partir de esto, cuál es la mejor opción.

Deja que la gente se divierta
A nadie le encantan las reuniones, por ello no permitas que tus reuniones se conviertan en reuniones sin emociones. Intenta ser lo más agradable posible: las personas están más atentas cuando ven que estás comprometido y emocionado. Si no eres el orador más emocionante, prepara una breve anécdota, una ocurrencia ingeniosa relacionada con el negocio o una historia inspiradora para comenzar.

MBA Alan Ramírez
CEO

¿Más ideas sobre este tema? Hablemos por LinkedIn.

Conectar