¿Qué es un plan de continuidad empresarial y cómo crear uno?

La planificación de la continuidad del negocio (BCP) es el proceso de creación de un sistema que puede ayudar a prevenir y recuperarse de las amenazas a su negocio. Estos planes se centran en garantizar que los empleados y los activos estén protegidos tanto como sea posible en caso de una crisis.

Idealmente, se habrá creado un BCP antes de que ocurra una crisis, pero la mayoría de las estadísticas sugieren que a menudo este no es el caso.

Un plan de continuidad empresarial puede cubrir todo, desde desastres naturales hasta ciberseguridad. Describe los métodos para proteger los diversos componentes de una empresa y cómo proceder cuando se experimenta una crisis.

¿Cómo crear un plan de continuidad empresarial?

Si eres una de las empresas que ya cuenta con un plan, es posible que solo necesites una actualización para asegurarte de que lo has cubierto todo. Si aún no tienes un plan, esta guía te ayudará a identificar las áreas que debes cubrir.

Por supuesto, es posible que debas adaptar ciertas partes de esta guía básica para que se ajusten a tu modelo de negocio, pero esto debería ofrecerte un punto de partida.

1. Seguro.

El primer paso para elaborar un plan de continuidad comercial es asegurarse de que está adecuadamente asegurado por posibles interrupciones comerciales. Tu póliza debe incluir cobertura por daños materiales, así como cobertura por interrupción del negocio. Algunos incidentes pueden resultar en varias semanas o meses en los que no puedes comercializar; por ejemplo, en el caso de que un incendio suceda.

2. Personal.

Tu plan de continuidad comercial debe incluir detalles sobre cómo el personal puede continuar trabajando en caso de una situación que les impida acceder a su lugar de trabajo. Por supuesto, esto es complicado en una serie de industrias, particularmente en aquellas como el comercio minorista, donde la presencia física es esencial. Asegúrate de que tus equipos puedan acceder a correos electrónicos y documentos importantes de forma remota.

También debes incluir detalles sobre quién está a cargo de qué en caso de una emergencia; esto es particularmente importante para empresas más grandes o más complejas, donde varias personas supervisarán la continuidad del negocio.

Si hay una inundación, ¿quién se encarga de recuperar los datos? Si tu oficina se cierra repentinamente, ¿quién es responsable de informar al personal? Esto debe estar claramente establecido y ser entendido por todos los involucrados, para garantizar una entrega sin problemas y una recuperación más rápida en los días, semanas o meses posteriores a cualquier crisis inicial.

Por supuesto, la enfermedad del personal es uno de los elementos más comunes de la planificación de la continuidad empresarial. La pandemia de coronavirus ha cambiado el negocio a corto plazo (y quizás más), y en las pequeñas empresas, incluso una o dos ausencias podrían equivaler a que un gran porcentaje de la fuerza laboral esté enferma.

¿Podría tu negocio funcionar con una fuerza laboral reducida? La ausencia masiva de personal sin duda afectará los recursos, pero si ya sabes qué operaciones podrían continuar con el 50%, o incluso el 20% de la fuerza laboral presente, puedes aprovechar la situación al máximo. Si tu negocio simplemente no puede operar bajo ese tipo de condiciones, debe verificar su seguro de interrupción del negocio para asegurarse de que esta eventualidad esté cubierta.

3. Comunicaciones.

Como se ha demostrado en los últimos tiempos, para la mayoría de las empresas basadas en oficinas, el trabajo se puede completar de forma remota, siempre que se cuente con la tecnología adecuada.

Tu plan de continuidad empresarial debe incluir detalles sobre cómo desviar llamadas automáticamente y cómo acceder al correo electrónico, los documentos y las bases de datos de forma remota. Los servicios de conferencias y las herramientas de colaboración en línea como Trello pueden crear un espacio virtual valioso para el personal, siempre que sepan cómo acceder a ellos y utilizarlos.

También es importante asegurarte de que tus clientes y socios estén al tanto de si se produce este tipo de cambio. Incluso si los planes no los afectarán a corto plazo, mantenerlos informados te ayudará a continuar trabajando con éxito si los eventos se desarrollan o evolucionan de alguna manera que signifique que sus equipos trabajarán de forma remota durante un período prolongado de tiempo.

4. Local.

Tu plan de continuidad comercial debe incluir procedimientos por daños y acceso limitado a tu proceso comercial, y estos deben ser adaptables para problemas a corto y largo plazo. Si tu local está dañado y necesita semanas o meses de reparación, ¿tienes otra base para operar? ¿Puede tu personal seguir trabajando desde casa? ¿Necesitarás reducir o cesar operaciones?

5. Clientes y proveedores.

Si tu negocio depende completamente de un solo cliente o proveedor, podría causar problemas si éste tiene problemas o no pueden operar.

Si todas tus acciones provienen del mismo lugar, ¿qué sucede si esa empresa no puede entregar? Debes asegurarte de tener una copia de seguridad: una lista de otros proveedores o contactos a los que puedes recurrir.

También debe tener disposiciones para reemplazar a grandes clientes. Puede que no siempre sea posible contratar más de unos pocos clientes importantes, pero tu plan debe identificar posibles reemplazos en caso de que sean necesarios en algún momento.

6. Copias de seguridad.

Una copia de seguridad de datos eficaz implica más que simplemente guardar documentos importantes en un disco externo. Cualquier información con la que tu empresa no pueda negociar, desde los detalles del cliente hasta los datos de CRM, deben estar respaldados por métodos que no estén en riesgo de incendio, inundación o fallas técnicas; en muchos casos, esto puede significar tener múltiples copias de seguridad de datos en caso de que una falle.

También debes considerar almacenar copias de información o documentación importante de forma segura fuera del sitio. En un nivel básico, esto podría significar almacenar copias físicas en un edificio separado. Sin embargo, la computación en la nube significa que todo puede estar disponible y respaldado sin tener que alejarte de tu escritorio.

Si eliges una opción en la nube, lee la letra pequeña: ¿estás totalmente respaldada tu copia de seguridad? ¿Qué garantías da el proveedor de la nube de que sus datos están protegidos?

Si has sido afectado por la pandemia de coronavirus estos consejos quizás te pueden ser de mucha utilidad. ¿Te gustaría conocer más acerca de cómo he obtenido certificaciones o validado procesos de seguridad en Coperva? Escríbeme por LinkedIn.

Ing. Luis Riva Palacio
CFO

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