Planificación de contingencias para empresas

¿Qué es una contingencia?

Comencemos con una definición. Una contingencia, en pocas palabras, es algo que podría suceder. Una contingencia no tiene por qué ser tan épica como una pandemia global o una crisis financiera significativa. Podría ser algo más pequeño, que llega más cerca de casa. Un miembro crucial del personal podría sufrir un duelo y necesitar tomarse un tiempo libre. Una externalidad podría ejercer presión sobre tu cadena de suministro. Una disrupción tecnológica puede necesitar que tú necesites repensar tu estrategia.

Si planificas con anticipación una serie de posibilidades, podrás reaccionar rápidamente cuando surjan esas contingencias. En algunos casos, esta preparación es un requisito legal. Las salidas de emergencia y los simulacros que las acompañan permitirán que tu personal reaccione adecuadamente en caso de que tus instalaciones se incendien.

¿Qué empresas están en riesgo?

Las pequeñas empresas corren mayor riesgo que las más grandes. Esto no es una consecuencia directa del tamaño de una empresa, sino de la forma en que se constituyen las empresas de diferentes tamaños. Por ejemplo, una empresa más pequeña tiende a ser una que está especializada en un área determinada y cuyos activos están concentrados.

Si bien es posible que roben una sola tienda de conveniencia durante la noche, es muy poco probable que toda una cadena nacional de ellas sea robada simultáneamente. Al distribuir el negocio, podemos distribuir el riesgo.

También vale la pena pensar en la diversidad de productos y servicios que se ofrecen. Considera un fabricante de productos electrónicos que produce solo un componente utilizado en un tipo particular de dispositivo, que repentinamente se vuelve obsoleto por alguna nueva innovación, toda la operación de la empresa será detenida. Pero las empresas más grandes de este tipo podrían desarrollar una gama más amplia de productos y, por lo tanto, cuando surge una contingencia de este tipo, el efecto sobre la empresa es, en consecuencia, menor.


¿Qué pasos podemos tomar?

Hacer frente a una contingencia significa planificarla con anticipación. Reaccionar a una situación que se desarrolla rara vez conduce a pensar bien y tomar decisiones sabias.


Realiza una evaluación de riesgos

Cualquier intento de mitigar el riesgo debe comenzar con un examen del problema. Tu evaluación de riesgos debe considerar qué problemas podrían surgir. Busca debilidades y observa qué áreas de tu operación son más vulnerables.


Planifica para cada contingencia

Obviamente, no es posible considerar todo lo que podría suceder. Aún así, vale la pena priorizar lo más probable. Elabora una lista de contingencias y formaliza un plan para cada una de ellas.
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Diversificar
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Como mencionamos, una sola fuente de ingresos es más frágil. Al diversificarte, podrás absorber los golpes repentinos y reaccionar más fácilmente a situaciones que se desarrollan. Por ejemplo, a raíz del Covid-19, los comerciantes minoristas físicos han estado expandiendo masivamente sus operaciones en línea, y aquellos que ya tenían esta ventaja han tendido a obtener mejores resultados.
La planificación de contingencias no debe ser solo un evento único, sino un proceso continuo. Constantemente se están gestando nuevas contingencias posibles y, por lo tanto, tu planificación debe apuntar a mantenerse al día con ellas.