El reto de coordinar equipos en Home Office

El trabajo flexible y la opción de trabajar desde cualquier lugar son cada vez más importantes. La tecnología nos ha desatado de nuestros escritorios y los equipos ya no están atados a la oficina.

Podemos compartir y colaborar en un instante, ya sea que estemos a cinco metros o quinientas millas de distancia, dando lugar a una cultura de acuerdos laborales flexibles y trabajo remoto. Esto nos permite a los emprendedores obtener talento de cualquier parte del mundo y da a nuestros empleados la libertad que necesitan para ser productivos y trabajar desde cualquier lugar.

No compartir una oficina no significa que la productividad y el trabajo en equipo sufran. Por el contrario, los software y las herramientas disponibles en la actualidad hacen que trabajar de forma remota sea tan eficaz como trabajar en una oficina. Uso compartido de documentos, productividad, reuniones en línea. Ahora todo puede realizarse con la misma eficacia desde una ubicación remota.

Los beneficios del trabajo flexible.

Las empresas que brindan opciones de trabajo remoto y flexible se beneficiarán enormemente en términos de atraer y retener talentos clave. La opción sólo de realizar una solicitud de trabajo flexible es un factor clave en la toma de decisiones de muchas personas que buscan empleo. Muchos sacrificarían parte de su salario por esa opción.

En lugar de obstaculizar la productividad, muchas investigaciones han indicado que muchos trabajadores son en realidad más productivos cuando pueden trabajar desde casa.

Gestionar equipos remotos.

El trabajo en equipo remoto requiere una nueva forma de trabajar. Y eso requiere tener la tecnología adecuada. Es imperativo que las empresas actualicen su tecnología para aprovechar las oportunidades que ofrece el trabajo flexible.

Estas son algunas de las características esenciales que necesitas para que el trabajo flexible sea un éxito para tu pequeña empresa:

1. Colaboración y uso compartido de documentos. La capacidad de compartir y colaborar en varios documentos es fundamental para la productividad empresarial.

2. Software para conferencias y reuniones en línea. Las reuniones son una parte importante del día a día de los negocios, ya que permiten a los equipos utilizar su capacidad intelectual colectiva para compartir, planificar y producir. Herramientas como Skype, Google Meeting, Zoom te permiten hacer de todo, desde organizar videoconferencias en HD hasta mensajería instantánea como si todo el mundo estuviera en la oficina.

Las llamadas se pueden administrar con opciones para silenciar a uno o todos los participantes y transferir el control del presentador. Y eso es solo el comienzo. Puedes grabar reuniones, compartir tu pantalla e incluso realizar anotaciones en tiempo real. Una pizarra digital, encuestas, preguntas y respuestas y mensajería instantánea incorporada garantizan que obtengas la máxima participación de todos los asistentes, mediante la recopilación de datos e ideas clave, y el máximo rendimiento de la reunión en su conjunto.

3. Una red social interna. El libre flujo de información es vital para procesos de trabajo productivos y efectivos. Una de las cosas que se pierde con el trabajo remoto es la facilidad y la velocidad de la comunicación cara a cara para preguntas urgentes y respuestas rápidas.

Pero si no puedes simplemente caminar hacia el escritorio de un colega, puedes escribirle por mensajería instantánea como WhatsApp para acelerar la toma de decisiones. Los grupos se pueden crear en torno a temas específicos o proyectos específicos, por lo que solo las partes relevantes deben participar en las discusiones y decisiones. Esto asegura una colaboración eficiente y una resolución de problemas más rápida.

4. Herramientas de gestión de proyectos. Mantener a todos en el camino correcto y trabajar hacia los mismos objetivos requiere visibilidad de las tareas y objetivos clave. Hay ya disponibles muchas herramientas que actúan como un centro para el trabajo en equipo que reúne archivos, procesos, objetivos y avances de todos en un solo lugar.

Este espacio de trabajo compartido también permite que terceros, como socios y clientes, colaboren de forma segura, para garantizar que todos los participantes de un proyecto puedan opinar y mantenerse al día con los desarrollos.

¿Qué herramientas estás utilizando en tu empresa?, ¿les estás sacando el mejor provecho? Escríbeme y platicamos acerca de cómo he logrado establecer un call center de manera remota. 
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MBA Alan Ramírez
CEO

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