Establecer buenos términos y condiciones para tu empresa

Si estás iniciando tu negocio seguramente tienes muchas actividades pendientes que tienes que priorizar y esencialmente tu enfoque está en la preparación de tu producto o servicio y en la comercialización del mismo. ¿Quién tiene tiempo de preparar los términos y condiciones para su comercialización? Lo que importa es vender. Pero cuando las deudas de tus clientes se van acumulando te darás cuenta que este tema importa e importa mucho.

¿Cuál es el peor escenario? Que termines gastando mucho, recuperando poco y perdiendo mucho tiempo en el cobro de las deudas. Además podrías estar endeudándote con préstamos o créditos para pagar lo que esencialmente deberías cubrir con el flujo de efectivo generado por los pagos de tus clientes.

Con frecuencia, tus clientes darán preferencia al pago de sus facturas más grandes, retrasando las de los pequeños negocios, pues conocen de su necesidad de mantener un cliente. Sin embargo, con la ayuda adecuada, puedes crear políticas para protegerte de esta situación desde el inicio y mantener una relación financiera saludable con tus clientes.

Protege tu negocio
Confiar en la palabra de un cliente tendría que ser suficiente, mucho más cuando ha sido una referencia o recomendación, sin embargo, por más que queramos confiar, la realidad es que en los negocios todo debe ser muy claro, así evitas la incertidumbre y malentendidos que pueden acortar una buena relación con un cliente permanentemente. Un acuerdo, bajo un contrato, es un compromiso formal de los roles, responsabilidades y derechos, así como una protección tanto para ti como para tus clientes.

¿Qué deben incluir los términos y condiciones para tu empresa?
En general, deben establecer cuáles son los términos acordados entre las partes y, lo que es más importante, qué sucede si las cosas salen mal o una de las partes cambia su opinión sobre ese acuerdo inicial. Considera incluir:

• Una definición clara de qué productos o servicios vas a proporcionar específicamente a ese cliente;
• Establece las condiciones de pago: cuándo vence, cómo pueden pagar, penalidades por pagos atrasados, etc.;
• Las garantías que ofreces en tu servicio;
• Plazos para de entrega;
• Especificar qué sucede si alguna de las partes no entrega lo acordado, no paga o quiere terminar la relación; y
• Qué Ley regirá el contrato.

Personaliza tus términos y condiciones
Muchas personas copian los términos y condiciones de otras empresas e industrias, pero pueden no tener las mismas necesidades que tu negocio. Adicionalmente, es mejor que te asesores legalmente, pues esto te puede dar una panorama de situaciones que no podrías anticipar tú solo. Un profesional en tu industria puede ser la mejor opción.

Recomendaciones finales para empezar:

• Haz una lista de los términos comerciales clave que ofreces a tus clientes.
• Piensa en todos los escenarios de lo que podría salir mal y luego establece lo que harías en cada caso.
• Imagina al cliente más incómodo posible y piensa cómo reaccionaría.
• Ponte al nivel de tus clientes y asegúrate de que todo quede en un lenguaje entendible y claro.
• En caso de requerir ayuda legal, no dudes en invertir, te puede salvar de muchos dolores de cabeza y gastos fuertes en un caso difícil con algún cliente. También puedes apoyarte de otros emprendedores que tengan más experiencia que tú.

MBA Alan Ramírez
CEO Coperva

Innovando en técnicas de cobranza para incrementar el flujo de capital de nuestros Clientes.

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