Cómo mantener excelentes reuniones remotas

Haz que las reuniones remotas con tu equipo sean más atractivas con estas recomendaciones sobre etiqueta de reuniones virtuales, configuración de la agenda, herramientas y otras mejores prácticas.

Derivado de la pandemia por coronavirus, muchas empresas están trabajando actualmente de forma remota por primera vez en su historia. Dado que se espera que la situación permanezca sin cambios durante varios meses, es imperativo que estas empresas se adapten rápidamente a la celebración de reuniones remotas eficaces.

Pero una pandemia mundial no es la única razón para aprender estas habilidades. A medida que trabajar desde casa, o como nómada digital, se vuelve más popular que nunca, las empresas deben intentar adaptarse a una forma remota de trabajar para preparar su negocio para el futuro.

La celebración de reuniones remotas puede parecer una perspectiva abrumadora, pero en realidad no es necesario. Existe una gran cantidad de tecnología brillante para respaldarte y, con un poco de planificación, puedes hacer que las reuniones remotas sean tan efectivas como las presenciales:

1. Elige la plataforma adecuada.

Como presidente de la reunión, esta es tu primera decisión, ¡y es importante! Existe una gran cantidad de tecnología de trabajo remoto excelente, pero debes tomarse el tiempo para encontrar la combinación perfecta.

Vale la pena preguntarse si definitivamente necesitas tener una reunión. Las reuniones pueden ser útiles y productivas, pero con demasiada frecuencia son superfluas y a todos les molestan.

2. Establece una agenda clara.

Establecer una agenda es una buena práctica para todas las reuniones, pero es aún más importante para las remotas. Asegúrate de enviar la agenda con la mayor antelación posible.

Esto debe incluir:
· El objetivo del encuentro.
· Puntos clave de conversación.
· Cuánto tiempo esperas gastar en cada punto.
· Tiempo al final para acordar acciones

Establecer un objetivo es crucial. Debe ser un objetivo claro, alcanzable y medible, de modo que todos puedan trabajar en la misma página desde el principio.

Si se necesita algún trabajo de preparación, esto también debe incluirse, junto con qué persona es responsable de traer qué información (si corresponde).

3. Asegúrate de que todos sigan la etiqueta de reuniones remotas.

Hay algunas cosas que los participantes de la reunión pueden hacer para ayudar a que todo funcione sin problemas, y es una buena idea recordárselo con delicadeza a sus colegas de antemano.

· No "intervenir". Asegúrate de que todos tengan la oportunidad de hablar sin interrupciones.
· Elegir la ubicación sabiamente. Todos los que se unan a la reunión deben intentar sentarse en un lugar tranquilo y con una buena conexión a Internet y sin distracciones.
· Silenciar el micrófono. Los participantes de la reunión deben acostumbrarse a silenciar el micrófono cuando no están hablando.
· Desactiva otras notificaciones. Si bien puede ser tentador responder a otros mensajes, trata de evitarlo siempre que sea posible.

4. Decidir la función de la reunión.

Al realizar una reunión remota, asegúrate de asignar un responsable y alguien que tome minuta. Es crucial para garantizar que la reunión siga siendo productiva y que todos se vayan con una idea clara de lo que deben hacer, en la junta siguiente, todos deben haber cumplido sus actividades.

5. Celebra reuniones remotas con regularidad.

Incluso si te preparas perfectamente para su reunión remota, la realidad es que las primeras probablemente se sentirán un poco extrañas. A medida que la gente se sienta más cómoda con el formato, verá que sus reuniones se desarrollan con mucha más fluidez.

Finalmente...

La celebración de excelentes reuniones con trabajadores remotos depende de la planificación y la práctica. Tómate el tiempo para elegir la plataforma correcta, asegúrate de que la agenda sea clara, establece algunas reglas básicas y haz que las reuniones sean algo regular, incluso si la primera resulta difícil.