 La planificación de la continuidad del negocio (BCP) es el proceso de creación de un sistema que puede ayudar a prevenir y recuperarse de las amenazas a su negocio. Estos planes se centran en garantizar que los empleados y los activos estén protegidos tanto como sea posible en caso de una crisis.
Idealmente, se habrá creado un BCP antes de que ocurra una crisis, pero la mayoría de las estadísticas sugieren que a menudo este no es el caso. Un plan de continuidad empresarial puede cubrir todo, desde desastres naturales hasta ciberseguridad. Describe los métodos para proteger los diversos componentes de una empresa y cómo proceder cuando se experimenta una crisis. ¿Cómo crear un plan de continuidad empresarial? Si eres una de las empresas que ya cuenta con un plan, es posible que solo necesites una actualización para asegurarte de que lo has cubierto todo. Si aún no tienes un plan, esta guía te ayudará a identificar las áreas que debes cubrir. Por supuesto, es posible que debas adaptar ciertas partes de esta guía básica para que se ajusten a tu modelo de negocio, pero esto debería ofrecerte un punto de partida. 1. Seguro. El primer paso para elaborar un plan de continuidad comercial es asegurarse de que está adecuadamente asegurado por posibles interrupciones comerciales. Tu póliza debe incluir cobertura por daños materiales, así como cobertura por interrupción del negocio. Algunos incidentes pueden resultar en varias semanas o meses en los que no puedes comercializar; por ejemplo, en el caso de que un incendio suceda. 2. Personal. Tu plan de continuidad comercial debe incluir detalles sobre cómo el personal puede continuar trabajando en caso de una situación que les impida acceder a su lugar de trabajo. Por supuesto, esto es complicado en una serie de industrias, particularmente en aquellas como el comercio minorista, donde la presencia física es esencial. Asegúrate de que tus equipos puedan acceder a correos electrónicos y documentos importantes de forma remota. También debes incluir detalles sobre quién está a cargo de qué en caso de una emergencia; esto es particularmente importante para empresas más grandes o más complejas, donde varias personas supervisarán la continuidad del negocio. Si hay una inundación, ¿quién se encarga de recuperar los datos? Si tu oficina se cierra repentinamente, ¿quién es responsable de informar al personal? Esto debe estar claramente establecido y ser entendido por todos los involucrados, para garantizar una entrega sin problemas y una recuperación más rápida en los días, semanas o meses posteriores a cualquier crisis inicial. Por supuesto, la enfermedad del personal es uno de los elementos más comunes de la planificación de la continuidad empresarial. La pandemia de coronavirus ha cambiado el negocio a corto plazo (y quizás más), y en las pequeñas empresas, incluso una o dos ausencias podrían equivaler a que un gran porcentaje de la fuerza laboral esté enferma. ¿Podría tu negocio funcionar con una fuerza laboral reducida? La ausencia masiva de personal sin duda afectará los recursos, pero si ya sabes qué operaciones podrían continuar con el 50%, o incluso el 20% de la fuerza laboral presente, puedes aprovechar la situación al máximo. Si tu negocio simplemente no puede operar bajo ese tipo de condiciones, debe verificar su seguro de interrupción del negocio para asegurarse de que esta eventualidad esté cubierta. 3. Comunicaciones. Como se ha demostrado en los últimos tiempos, para la mayoría de las empresas basadas en oficinas, el trabajo se puede completar de forma remota, siempre que se cuente con la tecnología adecuada. Tu plan de continuidad empresarial debe incluir detalles sobre cómo desviar llamadas automáticamente y cómo acceder al correo electrónico, los documentos y las bases de datos de forma remota. Los servicios de conferencias y las herramientas de colaboración en línea como Trello pueden crear un espacio virtual valioso para el personal, siempre que sepan cómo acceder a ellos y utilizarlos. También es importante asegurarte de que tus clientes y socios estén al tanto de si se produce este tipo de cambio. Incluso si los planes no los afectarán a corto plazo, mantenerlos informados te ayudará a continuar trabajando con éxito si los eventos se desarrollan o evolucionan de alguna manera que signifique que sus equipos trabajarán de forma remota durante un período prolongado de tiempo. 4. Local. Tu plan de continuidad comercial debe incluir procedimientos por daños y acceso limitado a tu proceso comercial, y estos deben ser adaptables para problemas a corto y largo plazo. Si tu local está dañado y necesita semanas o meses de reparación, ¿tienes otra base para operar? ¿Puede tu personal seguir trabajando desde casa? ¿Necesitarás reducir o cesar operaciones? 5. Clientes y proveedores. Si tu negocio depende completamente de un solo cliente o proveedor, podría causar problemas si éste tiene problemas o no pueden operar. Si todas tus acciones provienen del mismo lugar, ¿qué sucede si esa empresa no puede entregar? Debes asegurarte de tener una copia de seguridad: una lista de otros proveedores o contactos a los que puedes recurrir. También debe tener disposiciones para reemplazar a grandes clientes. Puede que no siempre sea posible contratar más de unos pocos clientes importantes, pero tu plan debe identificar posibles reemplazos en caso de que sean necesarios en algún momento. 6. Copias de seguridad. Una copia de seguridad de datos eficaz implica más que simplemente guardar documentos importantes en un disco externo. Cualquier información con la que tu empresa no pueda negociar, desde los detalles del cliente hasta los datos de CRM, deben estar respaldados por métodos que no estén en riesgo de incendio, inundación o fallas técnicas; en muchos casos, esto puede significar tener múltiples copias de seguridad de datos en caso de que una falle. También debes considerar almacenar copias de información o documentación importante de forma segura fuera del sitio. En un nivel básico, esto podría significar almacenar copias físicas en un edificio separado. Sin embargo, la computación en la nube significa que todo puede estar disponible y respaldado sin tener que alejarte de tu escritorio. Si eliges una opción en la nube, lee la letra pequeña: ¿estás totalmente respaldada tu copia de seguridad? ¿Qué garantías da el proveedor de la nube de que sus datos están protegidos? Si has sido afectado por la pandemia de coronavirus estos consejos quizás te pueden ser de mucha utilidad. ¿Te gustaría conocer más acerca de cómo he obtenido certificaciones o validado procesos de seguridad en Coperva? Escríbeme por LinkedIn. Ing. Luis Riva Palacio CFO  El concepto de sustentabilidad viene con tres pilares: económico, social y ambiental (también conocido como las tres P: Profit (ganancias), Personas y Planeta). Tu objetivo es satisfacer las necesidades de hoy sin desperdiciar las oportunidades de las generaciones futuras de satisfacer sus necesidades del mañana.
Por sustentabilidad en las empresas nos referimos a dos categorías: Su efecto sobre el medio ambiente y su efecto sobre la sociedad. Para que una empresa sea sostenible, debe centrarse en estrategias a largo plazo para lograr un impacto positivo en esas categorías. La sustentabilidad consiste en enmarcar las decisiones comerciales en términos de años o incluso décadas y considerar muchos más factores que solo un beneficio financiero. La sustentabilidad se trata de establecer objetivos comerciales razonables y trabajar para alcanzarlos de inmediato. Los objetivos pueden ser los siguientes: · Reducir las emisiones. · Prevenir la contaminación. · Utilizar materiales sostenibles. · Menor consumo de energía. · Utilizar productos de oficina con certificación ecológica. · Fomentar el comportamiento sostenible. · Trabajar en red con organizaciones afines. ¿Por qué la sustentabilidad es importante? Además de salvar el planeta y atraer nuevos clientes con responsabilidad social, la sustentabilidad puede impulsar mucho tu negocio. Las marcas con calificaciones más altas son más exitosas financieramente y tienen más apoyo público y privado. Además, la sustentabilidad en los negocios motiva a los empleados de una marca a alinearse con su misión, objetivos y valores. Están dispuestos a trabajar para mejorar la reputación de una empresa y satisfacer las expectativas de los clientes. Dentro de este marco, los beneficios de la sustentabilidad en los negocios incluyen: · Ahorro de dinero. Las tecnologías ecológicas y la reducción del desperdicio de energía/tiempo pueden generar ahorros significativos. · Atracción de inversores. La reputación de un negocio ecológico es lo suficientemente persuasiva para los inversores inteligentes y los nuevos clientes en el futuro. · Retención de empleados. Una marca que apoya las prácticas sostenibles puede atraer empleados calificados que se desempeñarán mejor y estarán más satisfechos con sus lugares de trabajo, ahorrando recursos para el proceso de contratación. · Creando nuevos puestos de trabajo. El enfoque en la sustentabilidad puede introducir nuevos puestos de trabajo, como ingenieros de energía eólica, diseñadores de edificios solares y más. ¿Qué necesitan las empresas para ser sostenibles? Las empresas sostenibles son aquellas que proponen y actúan por preocupaciones ambientales y sociales. Para crear una estrategia más sostenible, las empresas deben evaluar un problema particular y definir objetivos claros. Sólo si comprendes lo que significa la sustentabilidad para tu industria y tus clientes, tu empresa puede establecer su gran misión y diseñar una estrategia a largo plazo basada en sus valores. Empieza respondiendo preguntas como: 1. ¿Cuánto desperdicio genera tu organización? 2. ¿Qué impacto tiene en la comunidad local? 3. ¿Cómo te acercas a los clientes? 4. ¿Cómo tu producto ayuda a cierta audiencia? Por último, para abordar la sustentabilidad en los negocios, una empresa debe tener cuidado con dos brechas críticas como "Sé, pero no hago nada" y "Necesito sustentabilidad sólo para obtener una ventaja competitiva". Para destacarse con la sustentabilidad, una empresa debe abordar ambas brechas y comprender todos los riesgos de equivocarse. ¿Te gustaría ahondar más en este tema? Hablemos por LinkedIn. Ing. Luis Riva Palacio CFO Administración de riesgos6/2/2020  Cuando hablamos de administración de riesgos puede sonar como algo complejo y exclusivo de grandes empresas con personal especializado; sin embargo, el tema es vital precisamente para las Pymes quienes necesitan administrar cada peso de forma efectiva. Sabemos que los “imprevistos” pueden llegar en cualquier momento y contar con un plan de acción, aún el más elemental, será mejor que no tener ninguno y vernos obligados a reaccionar de forma intempestiva. “El dinero más caro es el dinero urgente” y cuando sucede un incidente en el edificio, la demanda de algún colaborador, fallas en maquinaria importante, o la renuncia incluso de algún colaborador clave, es mejor tener una estrategia definida. Podemos iniciar ágilmente tomando en cuenta cinco puntos.
1. Cataloga incidentes. Si bien las probabilidades de que todo lo malo suceda al mismo momento son realmente bajas, necesitas enlistar los posibles riesgos en tu organización, es decir, ¿qué situaciones pondrían en riesgo la continuidad de tu negocio? 2. Define probabilidades. No te compliques mucho con ecuaciones complejas, mantén una clasificación simple de probabilidad para cada uno de los riesgos enlistados, por ejemplo: Muy baja, Baja, Media, Alta. 3. Define el impacto. Es cierto, hay muchas maneras de evaluar los impactos con diversas metodologías; sin embargo, puedes considerar como punto de partida las ventas que perderías al presentarse alguno de los riesgos listados. Por ejemplo, si una máquina se te descompone y tardarás tres días en repararla, esos tres días de venta serían tu impacto. 4. Define acciones de contención. Hay tres acciones básicas para afrontar un riesgo: eliminarlo, reducirlo o aceptarlo. Para cada uno de los riesgos necesitas pensar cuál de estas acciones tomarías y cómo. Por ejemplo, si uno de tus riesgos es que un colaborador clave renuncie y decides "aceptarlo", tendrás entonces que provisionar un presupuesto (aunque sea pequeño) para contratar otro rápidamente. Por otro lado, si decides "reducirlo", debes establecer acciones para retener al colaborador (mejorar el clima, prestaciones adicionales, proyectos retadores, etc.). 5. Define un presupuesto. Puedes empezar por algo pequeño, quizá entre el 5% o 10% de tu facturación para provisionar un fondo de riesgos hasta completar el monto total de los riesgos identificados. Con ello, podrás afrontar los riesgos identificados. ¡Es tu salvavidas para emergencias! Evita utilizarlo en otras cosas y recuerda asesorarte con tu contador para una correcta estrategia fiscal. ¿Más ideas sobre este tema? Compártelas conmigo. Ing. Luis Riva Palacio CFO |
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