 ¿Harto de escuchar excusas como "tu pago está en camino"? Esta práctica guía te muestra cómo hacer que las excusas por pagos atrasados sean cosa del pasado.
Como propietario de una nueva empresa o de una pequeña empresa, te enorgulleces de los productos o servicios que ofreces a tus clientes, por lo que puede ser una prueba cuando recibes excusas por pago atrasado. Al perseguir el pago de una factura, es probable que escuches "explicaciones" que cubren todo, desde el pago atrasado como resultado de una crisis de la empresa hasta un problema de la cadena de suministro y, últimamente, culpar de todo a la banca digital. Excusa 1 de pagos atrasados: error del sistema. Los que dicen: "No hemos recibido tu factura" Un cliente que intenta retrasar el pago a menudo esperará hasta el vencimiento del pago antes de informarte que no ha recibido su factura. Qué debes hacer: Envía la factura unos días antes y en tu política solicita un correo de confirmación de recepción de la misma. Esto te dará tiempo suficiente para volver a enviar tu factura si es necesario. Si notas que tus facturas se desvían no llegan regularmente, quizás debas revisar tu sistema. También puedes sugerir una domiciliación, esto evita los pagos atrasados al automatizar el proceso de pago hacia tu empresa. Los que dicen: "Ya pagué pero no te ha caído el pago" La excusa general se basa generalmente en el principio de que el pago está en camino. Qué debes decir: "¿Puedes proporcionarme un comprobante de pago para verificarlo por mi parte?" Solicitar un comprobante del banco (o una carta de su departamento de finanzas para demostrar que se ha realizado el pago) aclarará si el cliente está siendo honesto y te ayudará a comprender mejor cuándo puedes recibir el pago. Excusa 2 por pagos atrasados: cadena de suministro. Los que dicen: "Nuestros clientes aún no nos han pagado" A veces, es posible que tu cliente afirme que no puede pagar su factura a tiempo porque aún no ha recibido el pago de uno de sus clientes. Qué debes decir: "Configuremos un plan de pago." Si tu cliente tiene problemas genuinos de flujo de efectivo, entonces es posible que desees trabajar con ellos para encontrar una solución. Esto puede incluir pedirles que configuren: · Pagos por etapas. · Pago parcial ahora, y el saldo se liquidará tras el pago del deudor de tu cliente. · Pago completo por adelantado. Excusa de pago tardío 3: impedimento interno. Los que dicen: "La persona que autoriza el pago no está en la oficina" Es más probable que escuches esta excusa de tu cliente durante las vacaciones, como los períodos de Navidad y Semana Santa, pero la excusa se puede usar durante todo el año. Qué debes decir: "Compárteme una fecha definitiva de cuándo regresará la persona a la oficina." Una vez que sepas la fecha de regreso de la persona autorizada, puedes perseguir el pago de tu factura impaga en esa fecha. O "Debe haber personal sustituto que pueda realizar un pago, ¿me puedes comunicar con ella por favor?" Alternativamente, puedes pedirle a tu cliente los datos de contacto directos de todos los miembros del personal que estén autorizados para realizar un pago. Excusa 4 por pagos atrasados: inconformidad. Lo que dicen: "Hay un problema con tu trabajo" El cliente retendrá el pago de los productos o servicios si no está satisfecho con ellos. También pueden emitir una reclamación con el objetivo de reducir el importe de su factura o evitar el pago total. Qué debes decir: "¿Podemos trabajar para comprender sus inquietudes y acordar un curso de acción?" Si tu cliente explica que no está satisfecho con tu trabajo mucho antes de la fecha límite del pago de su factura, es más probable que su queja sea genuina. Si este es el caso, deberías trabajar con ellos para llegar a una resolución. El mejor curso de acción sería detallar las preocupaciones de tu cliente y luego acordar una acción correctiva por escrito. Algunos consejos finales sobre cómo tratar con clientes morosos. Si estás tratando con un cliente persistente que paga tarde, asegúrate de no seguir trabajando con él hasta que hayas cobrado el dinero que se te debe. Trabajar con un cliente que paga tarde con la esperanza de que eventualmente pague no es prudente.  Si tu empresa nunca ha usado una empresa de cobranza o recuperación de deuda, es posible que no estés seguro de cuándo es el momento adecuado o si, de hecho, es una solución para tu empresa. Pero si estás teniendo problemas para que tus clientes paguen y, a pesar de todos tus esfuerzos internos, no lo consigues, es posible que necesites ayuda profesional y experimentada.
1. No quieres contestarle a tus proveedores. Si tus cuentas por cobrar vencidas están afectando tu flujo de efectivo, en la misma medida que tus propias facturas están vencidas, es señal de que ya esperaste demasiado. No comprometas tus relaciones con tus proveedores. Es hora de buscar ayuda. 2. La cobranza te quita tiempo de las tareas que te hacen ganar dinero. Si te metiste en el negocio porque tienes ciertas habilidades e intereses. Pero cobrar deudas no está entre tus aptitudes, tienes a un aficionado haciendo el trabajo y estás perdiendo el tiempo, será mejor invertir para ganar dinero nuevo. Nunca cometas el error de ignorar el valor de tu propio tiempo. Una buena empresa de cobranza tiene verdaderos profesionales y te ahorra dinero. 3. Tu personal administrativo está frustrado con las cuentas por cobrar. Los administradores y la mayoría de los expertos en contabilidad no son necesariamente buenos para cobrar deudas. Los cobradores de deudas profesionales están altamente capacitados y tienen nociones específicas para cada tipo de recuperación de deuda, además saben cómo hacerlo rápidamente. Nunca vale la pena perder buenos administradores al cargarlos con un trabajo para el que no están calificados. 4. Tus vendedores juegan el papel de cobradores. ¿Qué es peor que hacer que un administrador cobre tus cuentas vencidas? ¡Darle ese trabajo a un representante de ventas! Tus vendedores son embajadores críticos para hacer crecer el negocio. Su papel es nutrir y construir relaciones, nunca incomodar a los clientes. Aún así, muchos dueños de negocios envían representantes de ventas para cobrar cuentas vencidas, y luego vuelven a pedir que estos vendedores cierren nuevos negocios. No es difícil ver la tensión aquí. Una empresa de cobranza es un tercero objetivo, que aporta una dinámica psicológica completamente diferente al cliente moroso. 5. Te preocupa no recibir ningún pago. Si las inquietudes acerca de que una deuda vencida sea incobrable te mantienen despierto por la noche, es hora de llamar a una agencia de cobranza. Confía en tu instinto: es probable que no seas el único acreedor en riesgo y que el negocio del deudor se esté quedando sin dinero y tiempo. 6. Los clientes se aprovechan de tus buenas intenciones. Muchos empresarios invierten mucho en relaciones comerciales éticas. El problema es que algunos compradores no lo son. Para sobrevivir, debes volverte igual de duro o asociarte con un compañero de cobranza agresivo pero ético. Al hacer esto último, puedes continuar fomentando relaciones sólidas con clientes mientras te concentras en tu negocio. Si quieres más recomendaciones, puedes acercarte a Coperva® o a nuestros expertos en recuperación de deuda, siempre podemos encontrar una solución a tus necesidades.  El cobro de deudas es una de las áreas más difíciles que enfrenta cualquier emprendedor, no importa lo bueno que sea su producto, si no puedes hacer que la gente te pague a tiempo. Un flujo de efectivo negativo es una de las mayores complicaciones de cualquier negocio, pues tu retorno de inversión está en riesgo.
¿Por qué es tan difícil? Porque la cobranza es una mezcla muy compleja entre factores sociales, culturales y económicos. Por un lado estamos dominados por una cultura creada por grandes industrias, donde el consumo define tu completa existencia, por otro lado, las instituciones financieras dan mucha apertura para vivir del crédito. Y, por supuesto, cuando das esa apertura a quienes tienen un verdadero problema económico, van a tomarlo y hay incluso quienes se van a aprovechar de ello de forma irresponsable. Todo ello hace de la deuda un tema complejo de manejar, sobre todo porque el dinero como deuda detona muchas reacciones negativas. Dirigir Coperva®, me a dado la oportunidad de conocer las necesidades de emprendedores que necesitan recuperar su cartera vencida. Si estás pensando contratar una empresa para ello, te puedo ayudar a entender qué cosas son las más importantes a considerar. 1. Entiende los costos. Antes de utilizar una agencia de recuperación de deuda, asegúrate de comprender todos los costos asociados. Hay muchas opciones en el mercado y todas estas empresas tienen esquemas de cobro diferentes, no te quedes con dudas, pregunta sobre todas las acciones que realiza la agencia de recuperación de deuda y cuál es el costo de cada una. Después analiza y compara la mejor opción para ti con base en el retorno de inversión (ROI), es decir, determina si lo que vas a invertir para tu cobranza, se compensará y superará con el dinero que piensas recuperar. 2. Reputación y operación. Recuerda que de algún modo una empresa de cobranza representa, en la mente de tu cliente, una expansión tuya. Entiende cómo es que opera la agencia que quieres contratar, quizás las estrategias que utilizan distan mucho de la imagen que estás construyendo para tu marca, lo que podría afectar su reputación. También puedes hacer un poco de investigación y conocer su reputación general, es importante saber el tipo de cliente con el que ha trabajado y los resultados que han logrado. 3. Objetivos claros. En los primeros acercamientos con tu posible empresa proveedora de servicios de recuperación de deuda, debes ser muy claro sobre lo que quieres lograr y en cuánto tiempo. Una vez que ambas partes tengan esta información, pueden determinar si realmente pueden ayudarte a los objetivos a los que quieres llegar, pero también pueden decirte, con su experiencia profesional, si tus objetivos son realistas, con ellos o con cualquier otra agencia. Si haces esto con tus diferentes opciones de agencia, tendrás un concepto "promedio" de lo que puedes esperar y puedes descartar las opciones que no encajen con tus objetivos, valores y presupuesto. 4. Sin procastinar. Si alguna de las opciones cumple todas tus expectativas, ya no retrases la contratación de la empresa para recuperar tu deuda, pues más será el tiempo que debes esperar para recuperar tu dinero. Te puedo asegurar que entre más te tardas en cobrar la deuda, las posibilidades de nunca recuperar tu dinero aumentan significativamente. 5. Encuentra una agencia que entienda tu industria. Hay agencias que se especializan en ciertas industrias, así como hay otras que tienen de todo tipo de clientes. Ambas son buenas opciones cuando la empresa comprende perfectamente lo que necesitas y cómo hacerlo, por ello es esencial que recibas una propuesta de trabajo que te dará un panorama del entendimiento sobre tu producto o servicio y eso facilitará tu decisión. ¿Más ideas sobre este tema? Compártelas conmigo. MBA Alan Ramírez CEO En un artículo anterior, te hablé de la importancia de aventurarte a buscar la negociación, es saludable tanto en tu vida personal, como dentro o alrededor de tu empresa, principalmente cuando no te sientes cómodo con una situación en la que crees que estás obligado a ceder o que hay una mejor solución. Incluso, puedes promover la negociación cuando percibes que otros no están cómodos cuando tú haces una propuesta y puede ser una medida preventiva antes de que llegue el conflicto, donde la negociación entonces es álgida.
La preparación es un aspecto importantísimo para negociar. Cuando estás preparado, las posibilidades de éxito al negociar son mucho mayores. Aquí te comparto una pequeña guía de las cosas que yo hago cuando estoy buscando una negociación para Coperva®, tú puedes aplicarlas a tu negocio, pruébalas y compárteme si te funcionaron. 1. Establece objetivos claros . Antes de hacer cualquier intento de negociación debes entender cuál es tu principal objetivo. Recuerda que si entras en una reunión para quejarte o hacer una reclamación, eso no promueve una negociación (solución), sino un conflicto, y considero que eso es lo que menos quieres, pues es improductivo. Por mucho que te quejes, al final la pregunta persiste, es decir, estás en desacuerdo, todos lo comprendieron, y ¿ahora qué soluciones propones? Por eso, es mejor fijar tus objetivos y llegar con ellos de manera concisa. 2. Especifica límites. Siempre hay límites sobre lo que estás o no dispuesto a hacer, o lo que estás dispuesto a "sacrificar". Considera que debes ceder en algo, no trates de entrar en una negociación esperando salir con todos los beneficios de tu lado. 3. Analiza a tu contraparte. ¿Conoces a la persona o entidad con la que estás tratando de negociar? Cuando conoces las fortalezas, debilidades, intenciones o carencias del otro, vas a poder entender cuál es la mejor forma de abordarlo a tu favor. 4. Ponte en los zapatos del otro. Cuando te pones en la situación del otro, seguramente verás todo desde un ángulo diferente. De este modo vas a lograr entender lo que realmente es importante para él, en lugar de imponer lo que es importante para ti. Si lo que importa o vale más para esta contraparte es algo que quizás no es importante para ti y puedes ceder, hará la negociación más exitosa. 5. Pide lo que necesitas de forma razonable. En una propuesta de negociación, siempre debes expresar todo lo que deseas o necesitas, porque sobre esta petición es sobre la que se iniciarán las negociaciones. Si constantemente vas improvisando y solicitas una cosa y luego otra, los otros te percibirán como alguien que está sacando provecho de la situación, que estás pidiendo demasiado o que, resultado de esas peticiones improvisadas, estás cambiando el rumbo de la negociación y atrasándola, haciendo el tiempo de todos menos efectivo. ¿Has asistido a juntas así, donde se añaden tantas cosas a la agenda que finalmente termina sin resolverse absolutamente nada? Es exactamente lo mismo. 6. Solicita opiniones sobre tu propuesta. Busca monitorear qué piensa tu contraparte de la propuesta, sus comentarios son clave para que tú puedas ir dando el próximo paso en tu mente, para cuando llegue el momento de negociar lo que tú necesitas. Al mismo tiempo, sigue su comportamiento, sus reacciones cuando tocas un tema sensible, escucha con atención lo que dicen. En todo tipo de comunicación, ya sea verbal o corporal, hay información valiosa que puede ayudarte a lograr tus objetivos en la negociación. ¿Más ideas sobre este tema? Compártelas conmigo. MBA Alan Ramírez CEO  Como resultado de las constantes quejas que recibió la Condusef sobre los abusos que sufrían los usuarios por parte de diferentes despachos de cobranza, decidió crear herramientas para crear una regulación antes estas acciones. Así se creó el REDECO.
¿Qué es el REDECO? El Registro de Despachos de Cobranza es una herramienta electrónica disponible al público en general, donde pueden conocer la información relativa a los Despachos de Cobranza que contratan las entidades financieras, para realizar la recuperación de deuda (cobranza), ya sea en la modalidad de préstamo o crédito. ¿Cómo puede ayudarte? 1. ¿Te han llamado despachos con intenciones dudosas, que desconocen tu información con certeza y que hacen aseveraciones legales? Ahora, puedes apoyarte en el REDECO, donde podrás encontrar qué despachos son los que realmente trabajan subcontratados por las Entidades Financieras con las que tienes tu adeudo. Así, la próxima vez que recibas una llamada, podrás pedirle al recuperador de deuda que se identifique y a la compañía de cobranza a la que pertenece. 2. Si alguna vez trataste de indagar el nombre de la compañía encargada de cobrarte, porque tuviste una mala experiencia y quisiste hacer un reporte formal, pero ¿el agente nunca se quiso identificar o a la compañía que representa?, ahora gracias al REDECO, esa información es pública y te puede ayudar a identificar el nombre del despacho, su denominación o razón social, el nombre de las personas encargadas de realizar gestiones, el de sus socios, además de sus datos de contacto, como domicilio y teléfonos. Adicionalmente, también puedes conocer las líneas telefónicas o medios de comunicación por los que realizan normalmente su labor. 3. En REDECO es posible presentar una queja en contra de las entidades financieras, que son las encargadas de contratar a las empresas que pueden estar incidiendo en acciones no éticas, ocasionándote problemas, molestias o proporcionándote información errónea que te puede hacer tomar decisiones equivocadas. ¿Qué irregularidades de los despachos de cobranza son las que puedo reportar? · La utilización de nombres parecidos a instituciones públicas dedicadas a impartir justicia, con el objeto de intimidarte. · Ocultar el número telefónico del que se están comunicando, utilizando líneas que no están registradas en REDECO, o que aparecen en tu identificador como "confidencial", "oculto", "privado". · Cualquier muestra de lenguaje o expresión ofensiva, o amenaza, con el que pretendan intimidarte u ofenderte. Esto aplica tanto a ti como a tus familiares, compañeros de trabajo o cualquier otra persona que no tenga relación con la deuda. · Cuando quieren cobrar a cualquier persona con la que mantengas una relación personal o profesional, que no tienen relación con tu adeudo en absoluto. Las únicas personas a las que pueden cobrar, además de ti, son los avales. · Falsificar o presentar documentación dudosa con la que pretendan hacerse pasar por alguna autoridad. · Utilizar cualquier tipo de medio para exponerte. · Recibir de manera directa el pago del adeudo. Recuerda que el pago que realices siempre va directo a la institución con la que tienes la deuda, nunca a ningún despacho. · Que hagan negociaciones con menores de edad o personas mayores, éstos últimos cuando no están relacionados con la deuda. Si una persona mayor es el deudor, entonces la comunicación y negociación con él sí es permitida. · Cuando te localizan en domicilios o medios que tú no proporcionaste en ningún momento a la institución con la que tienes un crédito o préstamo.Ahora ya lo sabes, a través de www.condusef.gob.mx puedes apoyarte ante cualquier irregularidad con algún despacho de cobranza. |
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